Gruppenangebote auf der Website beschreiben, ohne sich zu verrennen

Was eine Gruppenanfrage wirklich wissen will

Vier Dinge: Passen wir hinein, was kostet es ungefähr, wie lange vorher muss ich zusagen, und mit wem rede ich. Alles andere ist nachgeordnet.

Die Seite, die es braucht

Eine eigene URL

/gruppen oder /feiern. Aus der Navigation erreichbar, nicht nur im Kontaktformular erwähnt.

Personenzahlen, die stimmen

Schreibe nur Zahlen, die du bestätigt hast: "Tischgruppe bis 14 Personen im Gastraum, separater Raum für 30 Personen." Keine Näherung, die du im Zweifel zurücknehmen musst.

Preisrahmen nur wenn kalkuliert

Wenn ein Menü zu einem festen Preis existiert, nenne ihn. Wenn nicht, schreibe, was tatsächlich gilt: "Wir stellen ein Menü nach Absprache zusammen, üblich sind zwei bis vier Gänge." Keine erfundene Spanne.

Vorlaufzeit

"Anfragen ab zehn Personen bitte drei Tage vorher, ab 25 Personen eine Woche." Eine konkrete Zahl macht die Seite brauchbar.

Ein Weg für die Anfrage

Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und die Zeiten, in denen jemand erreichbar ist.

Was nicht geht, auch nennen

"Keine eigene Musikanlage", "kein separater Raum am Wochenende". Klare Ausschlüsse ersparen beiden Seiten Arbeit.

Formulierung

Schreibe in Sätzen, die eine Person am Telefon genauso sagen würde. Streiche alles, was du nicht belegen kannst: "beste Location für Firmenfeiern", "unvergessliche Abende". Solche Sätze tragen wenig Information; konkrete Angaben helfen Gästen und Zusammenfassungen mehr.

Grenzen

Eine gute Gruppenseite beantwortet Anfragen und spart Telefonzeit. Ob ein Assistenzsystem den Betrieb bei Gruppenfragen nennt, entscheidet sie allein nicht. Und jede Angabe ist eine Zusage: wer 30 Personen schreibt, muss 30 Personen setzen können.

Checkliste

1. Eigene Seite anlegen und verlinken.
2. Bestätigte Personenzahlen je Bereich notieren.
3. Preisangabe nur bei kalkuliertem Menü.
4. Vorlaufzeit als Zahl.
5. Ansprechperson mit Erreichbarkeit.
6. Ausschlüsse benennen.
7. Werbeformeln streichen.

Ein vollständiger Seitenaufbau

Beginne mit einem klaren Satz: Für welche Anlässe und Gruppengrößen ist dein Angebot gedacht? Danach folgen Räume, Essen, Preislogik, Vorlauf, Ablauf und Kontakt. Fotos sollten den tatsächlichen Raum zeigen und mit einer sachlichen Bildbeschreibung versehen sein.

Textvorlage für einen fiktiven Betrieb

Feiern mit 10 bis 30 Personen

Im separaten Raum der Osteria Lindenhof sitzen bis zu 24 Personen an einer langen Tafel oder bis zu 30 Personen an mehreren Tischen. Für Gruppen ab zehn Personen bieten wir ein gemeinsam abgestimmtes Menü mit zwei oder drei Gängen. Preise nennen wir nach Auswahl der Gerichte. Anfragen für Freitag und Samstag benötigen wir mindestens sieben Tage vorher. Schreib uns mit Datum, Personenzahl und Unverträglichkeiten an gruppen@beispiel.de.

Darunter können bestätigte Einschränkungen stehen:

Der Raum liegt im ersten Stock und ist nicht stufenlos erreichbar. Eigene Musiktechnik ist nicht vorhanden. Änderungen der endgültigen Personenzahl sind bis 48 Stunden vorher möglich.

Diese Angaben sind hilfreich, weil sie echte Entscheidungsfragen beantworten. Verwende sie nur, wenn sie für deinen Betrieb stimmen.

Anfrageformular, das Rückfragen spart

Frage nach Name, Kontakt, Datum, gewünschter Uhrzeit, Personenzahl, Anlass, Menüwunsch und bekannten Unverträglichkeiten. Markiere Pflichtfelder sparsam. Eine freie Nachricht bleibt sinnvoll. Veröffentliche keine personenbezogenen Angaben aus Anfragen und erkläre die Verarbeitung in der Datenschutzerklärung.

Fotos und Grundriss

Ein Foto des gedeckten Raums vermittelt mehr als ein Symbolbild. Nenne in der Bildbeschreibung, was zu sehen ist, etwa „Separater Gastraum mit langer Tafel für 20 Personen“. Ein einfacher Grundriss kann zusätzlich helfen, wenn er aktuell ist. Verstecke wichtige Zahlen nicht ausschließlich im Bild.

Typische Stolperfallen

• „Bis zu 40 Personen“ zählt Stehplätze, obwohl die Seite ein gesetztes Essen zeigt.
• Ein Preis „ab 39 Euro“ lässt Getränke, Raummiete oder Mindestumsatz offen.
• Die Seite verspricht Barrierefreiheit, obwohl eine Stufe am Eingang bleibt.
• Das Formular hat keinen Zeitraum für Rückmeldungen.
• Alte Weihnachts- oder Hochzeitsangebote bleiben jahrelang indexierbar.

Veröffentlichung prüfen

• Gruppengrößen wurden mit dem aktuellen Tischplan abgeglichen.
• Preisbeispiele enthalten Umfang, Währung und Gültigkeitsdatum.
• Vorlauf und Stornobedingungen sind intern bestätigt.
• Kontaktweg funktioniert auf dem Telefon.
• Einschränkungen stehen dort, wo Gäste die Entscheidung treffen.
• Die Seite ist aus Navigation oder Angebotsbereich verlinkt.

Grenzen

Die Seite kann qualifiziertere Anfragen bringen und Missverständnisse reduzieren. Ob und wie oft Suchsysteme sie anzeigen, ist nicht garantiert. Google dokumentiert Restaurantdaten, aber kein spezielles Schema, das allein ein Gruppenangebot hervorhebt. Entscheidend bleibt, dass sichtbarer Text, Bilder und betriebliche Zusagen zusammenpassen.